Durante estos últimos años, ha aumentado de manera considerable la necesidad de realizar trámites online, lo que ha provocado que algunos organismos públicos experimenten un colapso en sus equipos y plataformas.
En consecuencia, se está haciendo aún más notable la necesidad de emplear nuevas tecnologías para mejorar la accesibilidad y eficiencia de la prestación de servicios públicos online, reducir los tiempos de gestión o reforzar las medidas de protección de datos.
La Automatización Robótica de Procesos (Robotic Process Automation) en inglés, es una tecnología que está transformando la forma en la que operan las empresas, ya que ayuda a simplificar los procesos y reducir la carga de trabajo de sus empleados. Ésta, permite a las organizaciones automatizar tareas superfluas y repetitivas que, aunque no requieren una elevada toma de decisión, son esenciales para el correcto desarrollo de su actividad.
Pero ¿qué tareas pueden ser automatizadas? Para integrar la tecnología de RPA en una entidad es necesario identificar aquellas tareas basadas en reglas que no requieren una elevada toma de decisión para poder diseñar flujos de automatización que se encarguen de replicarlas. Algunos ejemplos de tareas automatizables dentro del ámbito de los organismos públicos, son la verificación de datos, complementación de formularios, clasificación de documentos o envío de información a diferentes organismos.
Implementar un RPA en la Administración Pública Canaria puede generar una serie de beneficios, entre los que se destacan:
- Mejora de la eficiencia: Automatizando tareas repetitivas y manuales, se libera tiempo para que los trabajadores se centren en actividades más estratégicas y de valor añadido.
- Reducción de costes: La automatización de procesos puede reducir significativamente los costes operativos, liberando recursos que pueden ser destinados a otras áreas prioritarias.
- Mejora de la calidad del servicio: La automatización puede mejorar la precisión y la velocidad de los procesos, lo que se traduce en una mejor atención al ciudadano.
- Mayor transparencia: La automatización puede aumentar la transparencia de los procesos administrativos, al crear un registro digital de las actividades realizadas.
La implementación de un RPA debe seguir un proceso ordenado y planificado. A continuación, se detallan algunos de los pasos clave a seguir:
- Evaluación y análisis: Es fundamental realizar un análisis exhaustivo de los procesos existentes para identificar aquellos que son susceptibles de ser automatizados.
- Diseño de la solución: Una vez identificados los procesos a automatizar, se debe diseñar la solución RPA específica, incluyendo la selección de las herramientas adecuadas y la definición de los flujos de trabajo.
- Implementación y pruebas: La solución RPA debe ser implementada y probada de forma controlada para asegurar su correcto funcionamiento.
- Formación: Es fundamental que los trabajadores reciban la formación necesaria para poder utilizar las herramientas RPA de forma eficaz.
- Monitorización y evaluación: Es importante monitorizar y evaluar el impacto de la RPA en los procesos administrativos para identificar posibles mejoras y optimizar la solución.
En Canarias, ya existen empresas que están empezando a desarrollar esta tecnología. Cómo hemos visto, el RPA llevará a las administraciones públicas a otro nivel de desempeño, e impulsará al personal a potenciar de manera significativa sus funciones. Por lo que poco a poco, cada organismo oficial irá incorporando en la medida de sus necesidades y posibilidades esta tecnología.
En Tenerife, Itop Consulting sobresale como experto aliado en la implementación de RPA en la Administración Pública Canaria, impulsando la modernización y eficiencia de los servicios públicos. Con el respaldo de esta tecnología innovadora, el futuro de la administración se vislumbra más ágil, transparente y centrado en las necesidades ciudadanas.
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