La importación de datos en un CRM como Curie Platform

 

Hoy en día, no cabe duda, en especial por los momentos de cambios que estamos viviendo, que la tecnología y la digitalización es imprescindible para que las empresas se puedan adaptar al entorno tan cambiante y puedan seguir siendo tan competitivas.

Tal y como hemos hablado en múltiples ocasiones, una de esas tecnologías tan necesarias en estos momentos es el CRM (Customer Relationship Management), una herramienta con la cual vamos a podeer gestionar los 3 principales procesos de una empresa: marketing, ventas y servicios. Un sistema CRM nos proporciona las herramientas necesarias para que los datos de nuestros clientes estén centralizados, proporcionándonos por tanto una visión global de cada uno de ellos para ofrecerles un mejor servicio y personalizar nuestras acciones.

Beneficios como la centralización de la información en un único lugar y 24/7 accesible, mejora de la productividad, acceso instantáneo a estadísticas, campañas, resultados y estado del comportamiento de los clientes, mejora en la captación de clientes, fidelización y segmentación de clientes, y un incremento en la retención de clientes y de las posibilidades de venta, hacen que el CRM sea una solución cada vez más potente y atractiva para las empresas.

¿Qué relación hay entre los datos y el CRM?

El CRM es una herramienta que nos va a permitir centralizar en una única base de datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes. El CRM se creó para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes de una empresa, por lo que es vital tener una buena gestión, a su vez, de los datos de dichos clientes. Gracias a una solución como esta, vamos a poder centralizar toda esta información en un único lugar, de manera digitalizada y con total disponibilidad y acceso a la misma en cualquier momento y lugar.

Es información y datos que está totalmente segura y protegida gracias al CRM, vamos a tener que gestionarla correctamente y, para ello, se requiere de un CRM potente, completo y escalable, como es el caso de Curie Platform.

¿Qué es Curie Platform?

Curie Platform es una Plataforma de Inteligencia de Cliente que integra un CRM con módulos funcionales para los 3 procesos principales de cualquier empresa: Marketing, Ventas y Servicios; además de otros procesos importantes como los Recursos Humanos (RRHH), la Calidad, la Productividad o la Experiencia de Cliente. A su vez, cuenta con los módulos necesarios que la convierten en la plataforma ideal para gestionar de una manera inteligente las relaciones con los clientes: campañas, oportunidades, ofertas, proyectos, etc.

Curie Platform se adapta a la complejidad de comportamiento y experiencias demandadas por los actuales consumidores, convirtiéndose en una herramienta muy completa y potente capaz de cubrir las necesidades específicas de determinados sectores empresariales como las consultorías/asesorías, la hostelería, los destinos turísticos, colegios profesionales, academias y otras empresas e instituciones.

Curie permite la integración con otros sistemas y aplicaciones, incluyendo ERPs (SAP Business One, Navision, etc.), RRSS (Twitter, Facebook, etc.), aplicaciones de mensajería instantánea (Whatsapp, Telegram, etc.), mensajería tradicional (SMS y MMS), telefonía y correo electrónico.

¿Cómo es la importación de datos en un CRM como Curie Platform?

Para poder gestionar los datos, como hemos comentado, necesitamos un CRM seguro, fiable y completo, que nos permita trabajar y gestionar las relaciones con nuestros clientes de una forma totalmente óptima y eficaz. Por ello, vamos a usar como ejemplo el CRM Curie Platform, con el cual podemos realizar la función de importar datos de nuestros clientes, entre otras muchas, que es necesaria para poder gestionar dichos datos.

Curie Platform permite la importación de contactos desde fuentes externas como archivos .csv, .vcard, .xml y .zip, lo cual nos ahorrará mucho tiempo y esfuerzo si necesitamos importar miles de registros al instante.

En el CRM Curie Platform, si queremos importar los datos de nuestros clientes, debemos realizar los siguientes pasos:

Elaborar un fichero con los datos

Lo primero que hay que hacer es crear un archivo adecuado, para ello se recomienda utilizar archivos '.csv', uno de los formatos disponibles para guardar las hojas de programas como Microsoft Excel o LibreOffice Calc. Para guardar un archivo de alguno de los programas anteriores en formato CSV podemos seguir los siguientes pasos: Archivo -> Guardar como -> Seleccionar tipo de archivo .csv

Introducir en el fichero los datos

Lo siguiente es introducir los datos en el archivo acorde a la información que queremos importar en el modulo. Para saber qué datos debemos poner en el documento que utilizaremos para la importación lo primero que debemos hacer es ir al módulo de destino y acceder al panel de creación, donde veremos todos los campos disponibles en el módulo:

 

Cada fila del documento representará un registro que estamos importando, y debemos crear una COLUMNA en nuestro documento para cada campo que queramos rellenar, especialmente para los campos que esten marcados con un asterisco ya que estos campos son obligatorios y deben estar rellenos en todos los registros, si falta alguno de estos campos el CRM no nos dejará realizar la importación.

 

Para los campos relacionados (estos campos relacionan un registro con otro registro de otro módulo) la forma de introducir datos es relativamente distinta y sigue un formato específico:

NombreDelModuloRelacionado:::IdentificadorDeRegistro

Estos campos relacionados normalmente se identifican fácilmente porque suelen tener asociados un botón de lupa. Ejemplo: Aqui tenemos el campo relacionado a otro modulo "Plan Estratégico".

 

Para saber a qué módulo está relacionado basta con hacer click en la lupa y nos saldrá un modal/ventana con el nombre del módulo relacionado al que deberemos ir a buscar. En este caso el módulo del que se están recuperando datos es: "Plan Estratégico (Nuevo)" en otra pestaña, podemos ir al módulo en cuestión y buscar ahí el registro que queremos relacionar.

Ahora accedemos al registro que queramos relacionar, y en la URL podemos ver el nombre real del módulo que debemos poner asi como el Identificador de Registro, que normalmente sale en grande arriba a la izquierda al lado del icono del módulo:

 

Sustituimos en nuestro formato y nos deberia quedar algo así: Estrategia:::Plan Estratégico 2020. Se recomienda copiar estos datos directamente para evitar posibles errores de escritura y este proceso ha de realizarse por cada campo relacionado presente en el registro que queremos hacer.

También cabe nombrar que en el CRM, aparte de los campos relacionados, existen otros campos especiales como los campos de tipo Fecha o los de tipo "Check". Para los campos de tipo fecha debemos utilizar el formato año/mes/dia. mientras que para los de tipo "Check" tomará valores de 1 ó 0, siendo el primer valor marcado y el segundo valor desmarcado.

Con esto ya nos deberia de quedar un Documento .csv listo para el proceso de importación, recordemos que el documento deberá tener 1 fila por cada registro que queramos hacer y 1 columna por cada dato de ese registro que queremos añadir, siendo imprescindibles los campos marcados con un asterisco del modulo al que queramos importar cosas.

Importar los datos en el módulo en cuestión

Antes de realizar esto debemos tener en cuenta una serie de cosas, sobretodo si se van a realizar varias importaciones: ¿Tienen los modulos relacionados los datos que figuran en la información que queremos importar? Arriba hicimos un ejemplo de campo relacionado "Plan Estratégico". Si se le pasa a ese campo un valor que todavía no existe, dará error, por ello es importante tener en cuenta el orden en el que importamos los datos si el proceso implica varios módulos.

Como se vio arriba, el campo "Asignado a" es un campo obligatorio y al mismo tiempo está relacionado directamente con los usuarios del CRM. Supongamos que queremos añadir registros a un modulo y asignárselos a Pepito Pérez, pero el usuario Pepito Pérez aún no ha sido creado, primero debemos crearlo para poder utilizarlo a la hora de importar, de lo contrario dará fallos la importación.

Explicado lo anterior, demos comiendo al proceso de importación:

Lo primero es acceder al menú de importación, situado dentro del botón de herramientas del módulo:

 

En la siguiente ventana seleccionaremos varias opciones como el Archivo y su formato, por defecto viene predeterminado el CSV con codificación UTF8, que es el Estándar:

 

A continuación nos saldrá un nuevo paso que nos permitirá comprobar y en caso necesario corregir la relación del campo en nuestro documento csv con los campos apropiados del modulo del CRM en el que estemos importando:

 

El importador detectará en muchas ocasiones los campos directamente, pero se recomienda siempre comprobar que todo esté bien, ya que pasarle un tipo de dato a un campo que no le corresponde ese tipo de dato podría hacer que fallase la importación. Una vez asegurado que todo está correcto presionamos el Botón verde "Importar" abajo a la derecha y nos saldrá la siguiente pantalla con el resumen de cómo ha ido la importación:

 

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